Waarom heb ik een webshop nodig als ik al EDI aanbied?

Bedrijven die met hun grootste klanten via EDI bestellingen en facturen uitwisselen, stellen zich soms af of een webshop daar nog iets aan toevoegt. Beide lossen op het eerste gezicht hetzelfde probleem op: klanten die zonder telefoontje of mail kunnen bestellen. Het verschil zit in wie er precies mee bediend wordt, en wat er verder nog nodig is dan een bestelling die binnenkomt.

Wat EDI wel oplost

EDI (Electronic Data Interchange) laat het systeem van een klant rechtstreeks met het eigen ERP praten. Een order, orderbevestiging of factuur wordt als gestructureerd bericht uitgewisseld, zonder dat iemand die gegevens overtypt. Voor een grote retailketen of industriële afnemer die dagelijks tientallen orders plaatst, scheelt dat veel handwerk en foutgevoeligheid aan beide kanten.

Dat is precies waarop EDI gebouwd is: twee systemen die elkaar herkennen en dezelfde taal spreken, zodat een order die om 2u 's nachts binnenkomt zonder tussenkomst verwerkt wordt.

Voor wie een EDI-koppeling realistisch is

Een EDI-koppeling opzetten is geen kwestie van een instelling aanvinken. Elke partner vraagt een eigen mapping, testtraject en vaak een VAN-provider ertussen, en dat kost tijd langs beide kanten. Grote klanten met een eigen IT-afdeling investeren daar zelf in, soms omdat ze het als voorwaarde stellen om als leverancier aan te sluiten.

Voor een kleinere klant, of een klant die maar af en toe bestelt, weegt die investering niet op tegen het ordervolume. Die klant heeft doorgaans geen EDI-koppeling, en zal er ook geen laten bouwen voor één leverancier.

Wat EDI niet oplost

De lange staart van kleinere klanten. De meeste bedrijven hebben een handvol grote accounts met EDI, en daarnaast een veel groter aantal klanten zonder die koppeling. Die blijven bestellen via telefoon, mail of een Excel-lijstje, ongeacht hoe goed de EDI-verbinding met de grootste klant werkt.

Nieuwe klanten. Een prospect die nog moet beslissen om te kopen, gaat niet eerst een EDI-koppeling laten bouwen om te kunnen bestellen. Die verwacht een manier om meteen te kunnen kijken, vergelijken en bestellen.

Productinformatie en beeldmateriaal. EDI-berichten bevatten artikelnummers, hoeveelheden en prijzen, geen technische fiches, foto's of certificaten. Een inkoper die twijfelt tussen twee varianten, vindt via EDI geen informatie om die keuze te maken.

Mensen, niet systemen. Een medewerker bij de klant die een vraag heeft over een levering, een factuur wil opzoeken of een offerte nodig heeft voor iets nieuws, klopt niet aan bij een EDI-koppeling. Die communicatie loopt via mensen, en dus via telefoon of mail als er geen ander kanaal is.

Ad-hocbestellingen. EDI werkt goed voor herhaalorders volgens een vast patroon. Een besteller die iets buiten dat patroon nodig heeft, of wil rondkijken wat er nog meer beschikbaar is, heeft daar niets aan.

Het gevolg van EDI zonder webshop voor je binnendienst

In de praktijk betekent dit dat de binnendienst twee sporen tegelijk bedient: geautomatiseerde orders van de grootste klanten via EDI, en handmatig werk voor alle andere klanten en aanvragen. Nieuwe klanten worden nog altijd telefonisch of per mail onboarded. Kleinere accounts blijven bellen voor prijzen die eigenlijk al vastliggen. En vragen over facturen, levertijden of technische specificaties komen bij dezelfde mensen terecht die ook de EDI-koppeling onderhouden.

Wat een webshop toevoegt naast EDI

Een webshop bedient het deel van het klantenbestand dat EDI structureel niet bereikt: kleinere en nieuwe klanten, mensen die zelf willen zoeken en vergelijken, en aanvragen die niet in een vast orderpatroon passen. Klanten loggen in, zien hun eigen prijzen en assortiment, doorzoeken de catalogus met technische informatie en beeldmateriaal, en bestellen of vragen een offerte aan zonder dat er een IT-project aan voorafgaat.

EDI en webshop sluiten elkaar daarbij niet uit. Grote accounts blijven via EDI bestellen, terwijl de rest van het klantenbestand een eigen kanaal krijgt dat evenmin via de binnendienst hoeft te lopen. Beide kanalen ontlasten dezelfde mensen, elk voor een ander deel van het klantenbestand.

Hoe bepaal je of je een webshop nodig hebt naast EDI?

Een paar vragen geven snel richting. Welk aandeel van de klanten bestelt vandaag via EDI, en welk aandeel via telefoon of mail? Hoeveel tijd gaat er wekelijks naar het onboarden van nieuwe klanten die (nog) geen koppeling hebben? Hoe belangrijk is productinformatie, zoals technische fiches of certificaten, voor de aankoopbeslissing van kleinere klanten? En hoe vaak wijkt een bestelling af van het vaste patroon dat EDI aankan?

Hoe groter het deel van het klantenbestand dat buiten de EDI-koppeling valt, hoe meer een webshop oplevert naast wat EDI al doet, simpelweg omdat die twee een ander segment van dezelfde klantenkring bedienen.

Veelgestelde vragen

Kan ik EDI en een webshop naast elkaar gebruiken?

Ja. Ze bedienen verschillende klanten: EDI voor grote accounts met een eigen systeemkoppeling, een webshop voor de rest van het klantenbestand en voor mensen die zelf willen browsen of bestellen.

Is een webshop overbodig als mijn grootste klanten al via EDI bestellen?

Niet als er ook kleinere of nieuwe klanten zijn zonder EDI-koppeling. Die blijven anders aangewezen op telefoon en mail, ongeacht hoe goed de EDI-koppeling met de grootste accounts werkt.

Wat kost een EDI-koppeling in vergelijking met een webshop?

Een EDI-koppeling wordt per partner opgezet, met een eigen mapping- en testtraject per klant. Een webshop is een eenmalige opzet die voor het volledige klantenbestand herbruikbaar is.

Vervangt een webshop mijn EDI-koppelingen?

Nee. Een webshop komt ernaast te staan voor klanten en aanvragen die EDI niet bereikt, niet in plaats van de bestaande koppelingen met grote accounts.

Welke klanten gebruiken een webshop als er al EDI is?

Vooral kleinere en nieuwe klanten zonder eigen systeemkoppeling, en medewerkers bij grotere klanten die iets buiten hun vaste orderpatroon nodig hebben, zoals een offerte, technische informatie of een factuur.