Wat je ERP niet over je producten weet

Stel de vraag aan tien fabrikanten of groothandels: waar staat jullie productinformatie? Negen antwoorden "in het ERP". Dat klopt, en toch loopt bijna elk online project vast op precies dat punt.

Het misverstand zit in het woord productinformatie. Wat er in een ERP staat, is niet wat een klant nodig heeft om te bestellen. Het zijn twee verschillende verzamelingen gegevens, met een kleine overlap, en die overlap is de reden dat het misverstand blijft bestaan.

Waar een ERP voor gebouwd is

Een ERP is een administratief systeem. Het houdt bij wat een artikel kost, wat het opbrengt, hoeveel er in het magazijn ligt, bij welke leverancier het vandaan komt en op welke rekening de verkoop geboekt wordt. Dat doet het goed, en het is precies wat een boekhouding, een magazijn en een aankoopafdeling nodig hebben.

De omschrijving van een artikel is in dat systeem een bijzaak. Vaak is het een tekstveld van veertig of zestig tekens, ooit ingevuld door iemand die het vooral herkenbaar moest maken op een pakbon. Zo ontstaan omschrijvingen als BOUT ZK M8X40 RVS A2 DIN912. Voor het magazijn is dat genoeg. Voor je binnendienst ook, want die weet wat het betekent.

Voor een klant die op je site staat, is het onleesbaar.

Wat een klant nodig heeft om te beslissen

Een zakelijke koper die twijfelt tussen twee artikels heeft informatie nodig die niet in dat tekstveld past. Een foto, want mensen kopen niets wat ze niet kunnen zien. De afmetingen en het materiaal. De norm waaraan het voldoet en het certificaat dat dat aantoont. De technische tekening. Waar het product voor dient en waarvoor uitdrukkelijk niet. Bij welke andere artikels het hoort. Wat het alternatief is als het niet op voorraad ligt.

Die informatie bestaat wel in je bedrijf. Ze staat alleen niet in het ERP.

Ze zit in een map op de server met foto's, genummerd op leveranciersreferentie. In de pdf's die je leveranciers meesturen. In een catalogus die drie jaar geleden is opgemaakt door een drukker. In offertes waarin iemand ooit netjes heeft uitgeschreven wat het verschil is tussen twee reeksen. En voor een flink deel zit ze in het hoofd van een collega die de catalogus uit het blote hoofd kent.

Dat laatste is geen grap. In veel bedrijven is één persoon de facto het productinformatiesysteem. Zolang die er is, werkt het.

Waarom het altijd met Excel begint

De eerste keer dat je die gegevens nodig hebt voor iets anders dan een offerte, komt er een exportbestand. Iemand haalt de artikellijst uit het ERP, zet er kolommen naast voor omschrijving, materiaal en gewicht, en begint in te vullen.

Dat werkt. Voor tweehonderd artikels, één keer.

Daarna ontstaat het probleem waar bijna iedereen mee zit. De prijzen wijzigen in het ERP, dus het bestand loopt achter. Er komt een tweede bestand voor de nieuwe reeks. Marketing maakt een derde versie met betere teksten. Iemand stuurt een kopie naar een klant die zijn eigen assortimentslijst wil. Een half jaar later zijn er vier versies van de waarheid en weet niemand nog welke de juiste is.

Het vervelende is dat dit niet komt door slordigheid. Het komt doordat een spreadsheet geen eigenaar, geen geschiedenis en geen structuur heeft. Iedereen kan alles wijzigen, niets wordt bijgehouden, en er is geen enkele controle die zegt: dit artikel heeft nog geen foto.

Wat een PIM daar anders aan doet

PIM staat voor product information management. Het is een systeem dat één ding doet: alle informatie over je producten op één plek bijhouden, met een structuur die je zelf bepaalt.

De vergelijking die het snelst duidelijk maakt waar het over gaat: je ERP weet wat een product kost, je PIM weet wat het is.

Drie dingen maken het verschil met een spreadsheet.

Er is een structuur per productgroep. Een boutje heeft andere velden nodig dan een pomp. In een PIM leg je per groep vast welke eigenschappen bestaan, welke verplicht zijn en welke waarden toegelaten zijn. Materiaal wordt een keuzelijst in plaats van een vrij tekstveld, dus staat er nooit meer "RVS", "inox" en "roestvrij staal" door elkaar voor hetzelfde materiaal.

Er is zichtbaarheid op wat ontbreekt. Een PIM kan je tonen dat 2.400 van je 8.000 artikels geen foto hebben en dat 1.100 geen Franse omschrijving hebben. Dat klinkt banaal, maar het is het verschil tussen een probleem dat je kan plannen en een probleem dat je pas ontdekt wanneer een klant belt.

Er is één bron voor alle kanalen. Dezelfde gegevens voeden je webshop, je klantenportaal, de datafeed naar een marktplaats, de productfiche die je klant in zijn eigen inkoopsysteem ziet en de pdf-catalogus. Eén wijziging, overal door.

Een PIM vervangt je ERP dus niet. Het komt ernaast te staan en neemt het werk over waarvoor het ERP nooit bedoeld was.

Wie is eigenaar van welk veld

Dit is de vraag waar een implementatie op slaagt of vastloopt, en het is verstandig ze te beantwoorden voordat er iets gekoppeld wordt. Voor elk veld moet vastliggen welk systeem de waarheid bevat en welke kant de gegevens op stromen.

Een verdeling die in de meeste bedrijven werkt:

Het ERP blijft eigenaar van het artikelnummer, de prijzen inclusief klantspecifieke afspraken en staffels, de voorraad, de eenheid en verpakkingsgrootte, de leveranciersgegevens en de btw-code. Dat zijn gegevens waar een boeking of een levering aan hangt. Die wijzig je niet buiten het ERP om.

Het PIM wordt eigenaar van de commerciële naam en de omschrijving, alle technische eigenschappen, de foto's en documenten, de categorie-indeling zoals de klant die ziet, de vertalingen, de verbanden tussen artikels zoals accessoires en alternatieven, en de zoekwoorden.

De stroom loopt dan één kant op per veld: het artikelnummer, de prijs en de voorraad komen uit het ERP en worden in het PIM nooit overschreven. De rest ontstaat in het PIM en gaat naar de kanalen, niet terug naar het ERP.

Wat je wil vermijden, is een veld dat in beide systemen bewerkt kan worden. Dan krijg je binnen een maand een discussie over welke omschrijving nu juist is, en die discussie wint niemand.

Het artikelnummer is daarbij de sleutel tussen de twee systemen. Dat lijkt evident tot blijkt dat er in het ERP artikels met twee nummers staan, of dat dezelfde bout onder drie referenties is aangemaakt door drie verschillende aankopers. Dat opschonen hoort bij de voorbereiding, niet bij de koppeling.

Hoe je 8.000 artikels aanvult zonder er een jaar mee bezig te zijn

De meeste bedrijven schrikken van de omvang. Terecht, als je van plan bent alles handmatig te doen. Er zijn drie manieren om het grootste deel weg te werken zonder dat iemand acht duizend keer hetzelfde invult.

Begin bij wat je al krijgt. Je leveranciers hebben die informatie. Veel fabrikanten leveren productdata in een gestructureerd formaat, en voor technische sectoren bestaan er standaarden zoals ETIM waarin de eigenschappen per productgroep al vastliggen. Wat je kan importeren, hoef je niet te typen.

Werk per groep, niet per artikel. Materiaal, norm en garantietermijn zijn binnen een reeks vaak identiek. Een goede PIM laat je een waarde in één keer op een hele selectie zetten. Zo dekken een paar handelingen honderden artikels.

Doe eerst de artikels die ertoe doen. In bijna elk assortiment zit tachtig procent van de omzet in een klein deel van de catalogus. Die artikels volledig maken levert meer op dan alle artikels half maken. De staart vul je aan naarmate er vraag naar komt, of naarmate een klant ernaar zoekt en niets vindt. Dat laatste is meteen je prioriteitenlijst.

Reken erop dat de eerste groep het traagst gaat. Je bent dan niet alleen gegevens aan het invullen, je bent aan het beslissen welke velden je überhaupt wil bijhouden. Die beslissing maak je één keer.

Twee dingen die hier later op verder bouwen

Meertaligheid. Zodra je over de taalgrens of de landsgrens verkoopt, heb je elke omschrijving en elke eigenschap in meerdere talen nodig. In een spreadsheet betekent dat een kolom per taal en een vertaler die met een bestand werkt dat al achterhaald is voor het terugkomt. In een PIM is taal een laag over dezelfde structuur: de waarde "roestvrij staal" wordt één keer vertaald en geldt voor elk artikel dat die waarde heeft.

Het Digital Product Passport. Europa verplicht gefaseerd een digitaal paspoort per product, met gegevens over herkomst, samenstelling en recyclage. De eerste productgroepen volgen vanaf 2027, en welke sector wanneer aan de beurt is, verschilt. De gegevens die daarvoor gevraagd worden zijn precies het soort eigenschappen dat in een PIM thuishoort. Wie die structuur al heeft staan, vult velden aan. Wie ze niet heeft, begint op dat moment aan een apart project onder tijdsdruk.

Waar je vandaag mee kan beginnen

Je hebt geen offerte nodig om te weten hoe je ervoor staat. Neem je vijftig best verkopende artikels en vul voor elk in: is er een foto, staat er een omschrijving die een klant begrijpt, staan de technische eigenschappen erbij, is er een document of tekening, en klopt het in het Frans.

De uitkomst van die oefening voorspelt vrij nauwkeurig hoe lang je online traject gaat duren. Niet de koppeling met het ERP, die is een kwestie van weken. Het aanvullen van wat er ontbreekt, dat is het werk.