E-invoicing via Peppol verplicht vanaf 2026: wat fabrikanten en groothandels moeten weten

Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van gestructureerde elektronische facturen verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen in B2B-relaties. Deze verandering brengt aanzienlijke implicaties met zich mee voor fabrikanten en groothandels. In deze blogpost bespreken we de belangrijkste gevolgen en hoe je je hierop kunt voorbereiden.

Wat is Peppol en waarom is het belangrijk voor jouw bedrijf?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om veilig en gestandaardiseerd digitale facturen en andere zakelijke documenten uit te wisselen. Het systeem werd oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten, maar wordt nu breed toegepast in zowel de publieke als de private sector. Peppol in het kort.

E-invoicing via Peppol is in de eerste plaats een transformatie van financiële administratieprocessen

De verplichting tot digitale facturatie betekent meer dan alleen het vervangen van papieren facturen door elektronische versies. Het gaat om een fundamentele transformatie van je financiële administratieprocessen:

• Gestandaardiseerde formaten: Alle facturen moeten voldoen aan strikte XML-standaarden, wat vergaande aanpassingen in je IT-infrastructuur vereist. De Europese normen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2 zijn hierbij leidend.
• Real-Time rapportage: Overheden verwachten directe, gedetailleerde inzage in je financiële transacties.
• Geautomatiseerde controle: Gestructureerde data maakt geautomatiseerde belastingcontroles en fraudedetectie eenvoudiger.

Voordelen van e-invoicing via Peppol voor jouw organisatie

Efficiëntie en kostenbesparing

Een van de grootste voordelen van digitale facturatie is de verhoogde efficiëntie. Door het automatiseren van facturatieprocessen kun je tijd besparen en de nauwkeurigheid van je boekhouding verbeteren. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en versnelt de verwerking van facturen, wat leidt tot snellere betalingen en een betere cashflow.

Voorbeeld: Stel je voor dat je een groothandel runt en dagelijks tientallen facturen moet verwerken. Met digitale facturatie worden deze facturen automatisch gegenereerd en verzonden naar je klanten. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een snellere betaling, waardoor je cashflow verbetert.

Veiligheid

Digitale facturatie biedt een hoog niveau van beveiliging voor het uitwisselen van elektronische documenten. Dit vermindert het risico op fraude en zorgt ervoor dat gegevens beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang

Voorbeeld: Wanneer je een gas- of elektriciteitsfactuur ontvangt via Peppol, kun je er zeker van zijn dat deze daadwerkelijk afkomstig is van de verzender, zoals TotalEnergies.

Verkleinen van foutmarges

Digitale facturatie helpt bij het verkleinen van foutmarges. Handmatige invoer van gegevens kan leiden tot fouten die financiële consequenties hebben. Met gestructureerde elektronische facturen worden gegevens automatisch verwerkt, waardoor de kans op fouten aanzienlijk vermindert.

Voorbeeld: Een fabrikant die handmatig facturen invoert, loopt het risico op typfouten die kunnen leiden tot verkeerde bedragen of verkeerde klantinformatie. Met digitale facturatie worden deze gegevens automatisch ingevuld, waardoor de kans op fouten wordt geminimaliseerd.

Kostenbesparing op de lange termijn

Hoewel de initiële kosten voor het implementeren van een digitaal facturatiesysteem hoog kunnen zijn, zullen de efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen op de lange termijn aanzienlijk zijn. Snellere verwerkingstijden en minder fouten leiden tot lagere operationele kosten.

Voorbeeld: Een groothandel die investeert in een digitaal facturatiesysteem kan de kosten voor papier, printen en verzending elimineren. Bovendien bespaart het bedrijf op arbeidskosten doordat minder tijd wordt besteed aan handmatige factuurverwerking.

Strategische kansen van digitale facturen via Peppol

Beschouw deze transitie niet als een last, maar als een strategische kans:

• Concurrentie voor zijn: Snelle en soepele implementatie kan je marktpositie versterken. Door als een van de eersten over te stappen op digitale facturatie, kun je je onderscheiden van concurrenten die mogelijk nog worstelen met de overgang. Dit kan leiden tot een verbeterde klanttevredenheid en loyaliteit, omdat je klanten sneller en nauwkeuriger bediend worden.
• Innovatie-momentum: Gebruik deze transitie als katalysator voor bredere digitale transformatie binnen je organisatie. De overstap naar digitale facturatie kan een eerste stap zijn in een breder digitaliseringsproces. Dit kan leiden tot verdere automatisering van bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer, orderverwerking en klantenservice, wat je bedrijf efficiënter en wendbaarder maakt.
• Internationale standaardisatie: Bereid je voor op mogelijke Europese uitbreiding van deze regelgeving. Door nu al te voldoen aan de Belgische eisen voor digitale facturatie, ben je beter voorbereid op toekomstige Europese regelgeving. Dit kan je helpen om gemakkelijker zaken te doen met bedrijven in andere EU-landen, omdat je al werkt volgens gestandaardiseerde processen en formaten.

Opgepast voor de risico’s als je niet op tijd klaar bent met jouw e-invoicing!

Vanaf 2026 is het niet langer toegestaan om papieren of PDF-facturen te gebruiken voor B2B-transacties. Bedrijven moeten overschakelen naar gestructureerde elektronische facturen, meestal in een UBL-formaat, die via het beveiligde netwerk Peppol worden uitgewisseld. Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot boetes en verlies van het recht op btw-aftrek.

Let scherp op de complianceaspecten:

• Wettelijke naleving: Bereid je voor op boetes tot €5.000 bij niet-naleving van de nieuwe regelgeving.
• Cyberveiligheid: Implementeer geavanceerde beveiligingsprotocollen om je digitale financiële gegevens te beschermen.
• Audit trail: Zorg voor gedetailleerde logging van alle digitale transacties.

Zo maak je de succesvolle overgang naar digitale facturatie via Peppol

Om je voor te bereiden op de overgang naar digitale facturatie, moeten fabrikanten en groothandels investeren in geschikte software en training voor hun personeel. Het is belangrijk om tijdig te beginnen met de implementatie van deze systemen om problemen en vertragingen te voorkomen.

Stappen voor een succesvolle overgang:

1. Aansluiten bij Peppol Access Point: Je doet dit via een Access Point Certified Provider. Deze helpen je bij het verkrijgen van een Peppol ID en zorgen voor de technische integratie met je bestaande systemen. Dit omvat het configureren van je ERP-systeem om compatibel te zijn met de Peppol-standaarden en het trainen van je personeel in het gebruik van het nieuwe systeem.
2. Analyse van je huidige systemen: Zorg ervoor dat je ERP-systeem compatibel is met de vereiste XML-standaarden en het Peppol-netwerk. Dit kan betekenen dat je huidige systeem moet worden geüpgraded of dat je een nieuw systeem moet aanschaffen.
3. Data-integratie: Zorg voor naadloze koppelingen tussen je financiële systemen, ERP en nieuwe digitale factuurplatforms. Dit omvat het integreren van je facturatiesysteem met je boekhoudsoftware, zodat gegevens automatisch kunnen worden uitgewisseld zonder handmatige invoer. Overweeg het gebruik van API's (Application Programming Interfaces) om deze integraties te vergemakkelijken.
4. Medewerker training: Ontwikkel een uitgebreid opleidingsprogramma om je team voor te bereiden op de nieuwe werkwijze. Dit omvat training in het gebruik van de nieuwe software, het begrijpen van de nieuwe facturatiestandaarden en het naleven van de wettelijke vereisten. Zorg ervoor dat alle betrokken medewerkers, van de financiële afdeling tot de IT-afdeling, goed op de hoogte zijn van de veranderingen.
5. Testfase: Voer een testfase uit voordat je volledig overstapt op digitale facturatie. Dit helpt om eventuele problemen of bugs in het systeem op te sporen en op te lossen voordat je live gaat. Betrek een aantal van je klanten en leveranciers bij deze testfase om ervoor te zorgen dat de nieuwe processen soepel verlopen.
6. Communicatie met stakeholders: Informeer je klanten en leveranciers over de overgang naar digitale facturatie. Leg uit wat de veranderingen inhouden en hoe ze hiervan kunnen profiteren. Zorg ervoor dat ze weten hoe ze de nieuwe facturen kunnen ontvangen en verwerken.
7. Beveiligingsmaatregelen: Implementeer geavanceerde beveiligingsprotocollen om je digitale financiële gegevens te beschermen. Dit omvat het gebruik van encryptie, firewalls en andere beveiligingstechnologieën om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn tegen cyberaanvallen.
8. Monitoring en evaluatie: Na de implementatie is het belangrijk om de nieuwe processen continu te monitoren en te evalueren. Houd bij hoe de overgang verloopt, identificeer eventuele knelpunten en neem corrigerende maatregelen indien nodig. Dit helpt om de efficiëntie en effectiviteit van je digitale facturatiesysteem te waarborgen.

Zo ondersteunt Fonda e-invoicing via Peppol

We bieden strategisch advies over hoe Peppol het beste kan worden geïntegreerd in de bestaande bedrijfsprocessen. We doen dat aan de hand van een gedetailleerd implementatieplan.

Concreet zijn er twee scenario’s voor implementatie:

1. Fonda koppelt rechtstreeks met Peppol Access Points. Dit omvat het instellen van certificaten, deelnemer-ID's en het configureren van berichtenverkeer.
2. Fonda communiceert het ERP met de Peppol Access Point en dan zorgt Fonda ervoor dat alle data voldoet aan de vereiste documentopbouw. De ERP leverancier zorgt ervoor dat het ERP voldoet aan de e-facturatie vereisten.

In beide gevallen kan de eindklant alle facturen raadplegen via de Fonda Customer Portal module.

Conclusie: grijp e-invoicing aan als strategische kans

De verplichting tot digitale facturatie via Peppol is een fundamentele verschuiving in de manier waarop bedrijven financiële administratie voeren. Fabrikanten en groothandels die nu proactief handelen, zullen straks niet alleen compliant zijn, maar ook significante operationele voordelen behalen.

Wacht niet tot de laatste maand van 2025. Begin vandaag met je voorbereidingen en maak van deze wettelijke verplichting een strategische troef voor je organisatie.

Heb je vragen over de overgang naar digitale facturatie? Contacteer ons.

‍